Enkele reacties op de schrijfopdracht Mailcorrespondentie

Hieronder vier teksten die geschreven zijn naar aanleiding van de opdracht Mailcorrespondentie. Je kunt wel zeggen dat het schrijven van brieven is veranderd in e-mail correspondentie. Wat vind je het verschil? Wat zijn de eventuele voor- en nadelen? Heb je wel eens een mailtje te snel verzonden en er achteraf spijt van gehad? Hoe maak je een eind aan een reeks van mailtjes over en weer? Heb je wel eens een zeer negatieve mail ontvangen en wat heb je ermee gedaan?

De tijd gaat razendsnel. De mobiele telefoon vervangt het vaste toestel in huis. De E-reader vervangt de boekenkast en email vervangt de geschreven brief.

Ik moet eerlijk bekennen dat ik eraan meedoe. Al hou ik ook mijn vaste toestel en boekenkast in ere. En ik ben al een tijdje bezig met postcrossing. Ansichtkaarten schrijven met mensen over de hele wereld. Ontzettend leuk om te doen en te ontvangen.

Maar ook ik gebruik veelvuldig de email. Niet alleen op mijn werk, maar ook privé. Toch is de snelheid van mail ook een valkuil. Je kunt heel ad hoc reageren en daardoor een te scherpe of foute reactie geven. Dat was in het tijdperk vóór de computers niet mogelijk. Je moest gaan zitten om een reactie te geven op een brief. En mijn inziens zwakt de impulsieve reactie dan af. Je krijgt een beter doordachte tekst.

Zeker op het werk kan een email wisseling zeer lang doorsudderen. Korte teksten heen en weer maken het uiteindelijk nog onduidelijker dan het al was, met als gevolg dat je soms tientallen mailtjes opnieuw moet doornemen om weer tot de kern te komen. Gelukkig los ik dit tegenwoordig op door even bij de desbetreffende persoon langs te lopen of, indien het een extern persoon betreft, te bellen. Later zet ik dan het besprokene op de mail en vraag om akkoord zodat ik alles voor het dossier toch zwart op wit heb. Het doet het contact met de mensen goed en ik, als pietje precies, maak geen blunders.

Ik ben er dus van overtuigd dat een juiste combinatie van moderne technologie en het doordachte van de oorspronkelijke bedoeling de juiste is.

                                                                                                                                              Marian

In wezen hoeft er volgens mij niet veel verschil te zijn tussen het schrijven van brieven en het schrijven van e-mails. Als je een stuk papier voor je hebt liggen dan kun je nadenken over wat je wilt schrijven, je kunt een stuk geschreven tekst opzij leggen om er later mee verder te gaan. Bij het schrijven van een e-mail kan dat allemaal ook. Je kunt een bericht op je computer beginnen te tikken, je kunt er even mee stoppen en je kunt ook een nog niet voltooid bericht opslaan als concept en daarna je pc uitzetten om er later weer mee verder te gaan. Je hoeft een e-mail dus niet direct te verzenden.
Het verraderlijke van het medium e-mail is echter, dat het uitnodigt tot direct en snel reageren op e-mails die je ontvangt. Ook nodigt het uit tot het snel schrijven en verzenden van een boodschap die je zelf nodig vindt om onder de aandacht van de geadresseerde(n) te brengen. Die omstandigheden kunnen er toe leiden, dat je uiteindelijk een tekst verstuurt waarin óf te weinig nuances zitten, óf de juiste nuances, of relativering ontbreken. Dat kan tot misverstanden leiden tussen jou en de geadresseerden en zelfs tot ruzies.
Ik heb dat zelf wel meegemaakt toen ik in een band speelde. Soms kwam dan tijdens een oefenavond een discussie op gang, of bleken - op zich geen onoverkomelijke - menings-verschillen. Dan kwam je na het oefenen 's nachts thuis, je had een paar biertjes gedronken en dan ging je naar aanleiding van die discussie nog eens een uitgebreide mail versturen. Dat heeft in een enkel geval zelfs bijna geleid tot voortijdige opheffing van die band. Alle leden van de band trapten wel eens in die e-mail val. Soms mailden we dan aan elkaar om het mailverkeer over het betreffende onderwerp te staken en er tijdens een volgende oefensessie verder over te praten. Na diverse "missers" in het mailverkeer hebben we afgesproken om elkaar geen mails meer te sturen over controversiële onderwerpen, maar om die alleen tijdens oefensessies te bespreken. Dat was een goede oplossing.
Zelf heb ik dus ook wel negatieve mails ontvangen in die periode en soms maakte ik de fout daar direct eveneens negatief op te reageren. Dat maakte de zaak alleen maar erger. Ik denk, dat je e-mail het beste kunt gebruiken om elkaar zakelijke feiten mee te delen, of om elkaar snel te helpen aan de nodige bestanden (bijlagen). Je moet voorkomen, dat je elkaar mail op mail blijft sturen over een bepaald onderwerp. Want dan loop je het risico het overzicht kwijt te raken over de gehele discussie. Met het risico dat die discussie - ook al begon hij misschien genuanceerd - alsnog ontspoort. Het beste is volgens mij om mailverkeer te beperken tot het uitgezonden bericht plus het eerste antwoord en daarna af te spreken om de kwestie verder mondeling te bespreken.

                                                                                                                                             Willem

Ik denk dat mailen een beetje het midden houdt tussen een brief schrijven en opbellen. Mailen wordt inmiddels als heel laagdrempelig ervaren en dat kan soms een valkuil zijn als je je niet goed realiseert dat mailverkeer geen gesprek is. In een gesprek kun je je woorden nog nuanceren als je ziet wat voor reactie je er op krijgt. Bij een mailtje ligt je tekst vast en kan die soms heel anders ervaren worden dan je bedoeling was.

Ik heb best wel eens mailtjes ontvangen waarvan ik dacht: 'Kan dat niet wat minder'. Ik bel dan altijd op of ga even langs om opheldering te vragen, want mailen doe ik bijna nooit.

                                                                                                                                              Dick
Mailmalaise

Hoewel ik het een fantastische uitvinding vind, heb ik al wat negatieve ervaringen met mailcorrespondentie. Misschien waren de ruzies tijdens gesprekken of telefoontjes ook wel ontstaan, maar ongetwijfeld minder snel geëscaleerd. Over en weer mailen, heet van de naald, kan genadeloos overkomen. Vooral minder bedachtzame personen, gewend om impulsief te reageren, maken zichzelf de dupe van dit proces. Enkele voorbeelden waarmee ik geconfronteerd ben:

De nieuwe vrouw van een van mijn broers werd door zijn kinderen niet voldoende geaccepteerd. Zoiets kan voorkomen en van drie partijen – de man, de vrouw, de kinderen – het uiterste vergen. Er kwam een mailcorrespondentie op gang die geen schoonheidsprijs verdiende. Over en weer vlogen de beschuldigingen, verwijten en misverstanden. Iedereen had gelijk. Iedereen had ongelijk. Gelukkig is uiteindelijk de strijdbijl begraven. Kennelijk hebben alle betrokkenen hun gezonde verstand laten prevaleren boven dit zinloze papieren gevecht. De tijd heeft deze wond geheeld en geduld bleek weer eens een schone zaak te zijn.

Een koorlid van het koor waarbij ik zing werd door een ander koorlid per e-mail voor haar gevoel enorm beledigd. Zij revancheerde zich door een felle, recht-voor-zijn-raap mail terug te zenden en verzocht tevens het bestuur van het koor in te grijpen, omdat zij zich – terecht – vals beschuldigd voelde. Het bestuur, op dat moment onderbezet en overbelast, reageerde hierop te langzaam en niet adequaat genoeg. Ook in deze kwestie vlogen de mails over en weer. Men hield onvoldoende rekening met elkaar, emoties begonnen de plaats in te nemen van heldere feiten en gebeurtenissen. Samen met een collega heb ik getracht in deze kwestie te bemiddelen, met gesprekken, niet met verdere mailcorrespondentie, maar tot mijn grote spijt moet gezegd worden dat deze bemiddeling is mislukt en dat het koorlid haar lidmaatschap heeft opgezegd. Een zeer onbevredigende oplossing voor alle partijen.

                                                                                                                                                Mia